Krajowy System e-Faktur (KSeF) rewolucjonizuje obieg dokumentów, lecz jednocześnie stawia przed przedsiębiorcami liczne wyzwania. Błędy KSeF, od usterek technicznych w plikach XML po krytyczne pomyłki merytoryczne, mogą skutkować odrzuceniem faktury, poważnymi konsekwencjami finansowymi, a nawet karnymi. Artykuł ten kompleksowo omawia najczęstsze pułapki, wskazuje na odpowiedzialność za niezgodności i podpowiada, jak skutecznie zapobiegać problemom, minimalizując ryzyko.
Spis treści
Jakie błędy techniczne powodują odrzucenie faktury przez KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) często blokuje przesyłane dokumenty. Główną przyczyną są techniczne usterki w plikach XML. Faktura ustrukturyzowana musi ściśle odpowiadać logicznej budowie schemy FA. Najczęstsze powody odrzucenia dokumentów przez KSeF to:
- niezgodność ze schematem FA,
- uchybienia składniowe w strukturze pliku,
- brak niezbędnych wartości,
- niepoprawny format danych (np. błędnie zapisana data),
- korzystanie z nieaktualnego oprogramowania księgowego,
- niezaktualizowane systemy ERP nieobsługujące najnowszej wersji schemy.
Proces walidacji jest uciążliwy: KSeF dyskwalifikuje cały plik XML i nie podaje precyzyjnej lokalizacji błędu. Te same usterki występują zarówno przy wysyłaniu pojedynczym, jak i podczas realizacji sesji wsadowych przez API.
Jakie są konsekwencje błędów w danych, takich jak nieprawidłowy NIP?
System KSeF automatycznie odrzuca usterki techniczne, jednak akceptuje błędy merytoryczne. Choć faktura zostanie przyjęta, konsekwencje dla podatnika mogą być znacznie poważniejsze.
Najgroźniejszym błędem jest wprowadzenie nieprawidłowego numeru NIP nabywcy. Taka faktura trafia do niewłaściwego podmiotu, co oznacza, że faktyczny kupujący nie widzi dokumentu w swoim systemie i w rezultacie traci prawo do odliczenia podatku VAT. Naprawa tej krytycznej pomyłki wymaga dwuetapowej procedury. Sprzedawca musi najpierw wystawić korektę „do zera” dla pierwotnego dokumentu, a następnie wygenerować nową, poprawną fakturę pierwotną. Pozostałe nieścisłości w danych (np. kwoty czy daty transakcji) nie skutkują odrzuceniem, ale znacząco komplikują identyfikację dokumentu oraz prowadzą do poważnych problemów księgowych i rozliczeniowych po stronie kupującego.
Jak poprawić fakturę po jej wysłaniu do KSeF?
Gdy KSeF zaakceptuje fakturę ustrukturyzowaną, anulowanie, edycja czy wycofanie stają się niemożliwe. System ten nie przewiduje funkcji cofnięcia przyjętego dokumentu. Więcej o tym, jak działają faktury ustrukturyzowane, znajdziesz pod adresem: https://kotrak.com/pl/blog/faktury-ustrukturyzowane-jak-dzialaja-i-czym-roznia-sie-od-tradycyjnych/.Sprzedawca, który musi naprawić błędy (formalne lub merytoryczne), ma tylko jeden obowiązkowy sposób działania: musi wystawić fakturę korygującą.
Jak postępować w przypadku awarii systemu KSeF?
W przypadku awarii KSeF lub napotkania trudności technicznych (np. brak dostępu do sieci), podatnik musi wdrożyć procedury awaryjne. Kluczowym elementem jest wówczas praca w trybie offline. Dokument wystawiony poza systemem musi spełniać szereg wymogów, aby był ważny dla celów weryfikacji:
- faktura musi być wystawiona poza systemem,
- konieczne jest zachowanie wymaganej struktury KSeF,
- dokument musi posiadać specjalny kod QR,
- należy przekazać go nabywcy alternatywnym kanałem (np. e-mailem),
- po ustaniu usterki, należy niezwłocznie wprowadzić wystawiony dokument do KSeF.
Na wprowadzenie dokumentu do KSeF przedsiębiorca ma czas zazwyczaj do końca następnego dnia roboczego. Dopiero pomyślne przesłanie skutkuje uzyskaniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), co oficjalnie potwierdza fakturę.
Jak uniknąć problemów z uprawnieniami i dostępem do KSeF?
Aby uniknąć paraliżu operacyjnego, kluczowe jest staranne zarządzanie dostępami w KSeF — i już na etapie wdrożenia jasno odpowiedzieć na pytanie „Co to jest KSeF?”. To Krajowy System e-Faktur służący do wystawiania, odbierania i przechowywania e-faktur w standardzie FA(2). Nigdy nie nadawaj uprawnień jednej osobie, zwiększa to ryzyko i utrudnia ciągłość działania. KSeF wymaga silnego potwierdzenia tożsamości. Dostępne metody to:
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- Profil Zaufany,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
- dedykowany token autoryzacyjny (np. dla systemów ERP i integracji API).
Podmioty inne niż osoby fizyczne nadają pierwsze uprawnienia poprzez formularz ZAW-FA (złożenie w US lub elektronicznie). Dopiero po tym kroku można delegować kolejne role wewnątrz organizacji.
Jak oprogramowanie księgowe pomaga zapobiegać błędom w KSeF?
Zintegrowane systemy ERP i nowoczesne oprogramowanie księgowe stanowią skuteczną ochronę przed błędami w KSeF. Bezpośrednie połączenie z API KSeF automatyzuje cały proces, od tworzenia po wysyłanie faktur ustrukturyzowanych, znacząco redukując ryzyko pomyłek ludzkich i proceduralnych. Kluczową funkcją systemów jest wbudowana walidacja, która zapewnia pełną spójność danych i eliminuje konieczność ręcznych korekt. Automatyzacja obejmuje zarówno wysyłkę, jak i odbiór dokumentów. Do najważniejszych korzyści należą:
- wbudowana walidacja sprawdzająca zgodność pliku XML z obowiązującą strukturą schemy FA,
- automatyczne usuwanie wszelkich uchybień składniowych i błędów w formacie danych,
- skuteczne zapobieganie odrzuceniu faktury przez KSeF,
- automatyczny odbiór faktur zakupowych, w tym zaliczkowych, rozliczających i dotyczących procedury VAT marża,
- przypisywanie każdemu dokumentowi unikalnego numeru identyfikacyjnego, co zapewnia pełną spójność danych,
- całkowite eliminowanie konieczności ręcznych korekt.